Manajemen Umum

Manajemen Umum

PENGERTIAN MANAJEMEN

·         Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh Profesor Oei Liang Lee: Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mrncapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai 5 alat fungsi:

1.      Perencanaan

2.      Pengorganisasian

3.      Pengarahan

4.      Pengkoordinasian

5.      Pengawasan

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang di sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan menggambarkan tentang : apa, bagaimana, mengapa, dan kapan akan dilakukan.

Setelah perenanaan disusun, barulah ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan. Organisasi terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam keinginan. Meskipun sudah diorganisir dalam suatu wadah organisasi, belum tentu kegiatan sesorang searah dengan orang lain. Oleh karena itu perlulah dilakukan pengarahan agar masing-masing bersedia mengarahkan tenaganya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, di mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Fungsi-fingsi yang berbeda perlu dikoordinasikan agar tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan yang lain. Semua rencana yang sudah ditetapkan sekarang dimaksudkan untuk dilaksanakan pada waktu-waktu mendatang. Untuk menghilangkan penyimpangan yang terjadi tidak terlampau jauh dari rencananya, maka perlulah diadakan pengawasan/pengendalian.

·         Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling tidak tiga jenjang manajeman. Ketiga jenjang tersebut adalah: manajemen puncak (manajemen eksekutif), manajemen madya (manajemen administratif), dan manajemen operasional (manajemen supervisor). Masing-masing jenjang dari tersebut memberikan porsi yang berbeda-beda pada keputusan-keputusan pokok.

a.       Manajemen Pokok

Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering juga disebut sebagai manajemen senior atau eksekutif kunci. Manajemen ini berfungsi untuk menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan pentingtentang penggabungan, produk baru, dan pengeluaran saham.

b.      Manajemen Madya

Manajemen madya meliputi pimpinan pabrik dan/atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyesuaian rencana operasi yang melakukan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c.       Manajemen Operasional

Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis pertama” karena mereka bertanggung-jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan pekerjaan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

4 prinsip manajemen ilmiah yang dikemukakan dalam buku Frederick W. Taylor yang berjudul The Principles of Scientific Management:

1. Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya

2. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

3. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar intensif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

4. menetapkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.

Penelitian Taylor tersebut telah membuktikan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

·         Sekolah Klasik (Classical School)

Berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik juga memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

·         Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah ini memusatkan perhatian pada manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia. Sekolah perilaku menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dan latar belakang pendidikan manajer.

·         Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Sekolah ilmu manajemen melibatkan matematik dan statistic. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupaan pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah bisnis.

·         Analisis Sistem

Menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian independent yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi.

·         Manajemen Hasil

Management by Objective (MBO) adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakan suatu falsafah manajemen yang menunjukkan nilai tujuan pelaksanaan. MBO memusatkan perhatian dalam hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan.

PERENCANAAN

            Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara fungsi manajemen lainnya. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu dari fungsi lain. Adapun sifat dari fungsi perencanaan adalah: sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

·         Bentuk-bentuk Perencanaan

a.      Tujuan (Objective) merupakan suatu sasaran di mana keadaan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.      Kebijakan (Policy) adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dan mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencapai tujuan.

c.       Strategi merupakan tidakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.

d.      Prosedur adalah rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. 

e.   Aturan, adalah tindakan spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f.   Program, merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran.

·      Kegunaan Perencanaan

- Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang.

- Mengarahkan perhatian pada tujuan.

- Memperingan biaya

- Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

·      Langkah langkah penyusunan perencanaan

- Menetapkan tujuan

- Menyusun anggapan anggapan

- Menentukan berbagai alternative tindakan

- Mengadakan penilaian terhadap alternative alternative tindakan yang sudah dipilih

- Mengambil keputusan

- Menyusun rencana pendukung.

·     Faktor faktor yang membatasi perencanaan

- Sulitnya mencari anggaran secara teliti

- Perubahan yang sangat cepat

- Kekakuan internal

- Kekaukan eksternal

- Waktu dan biaya

·  Pengambilan keputusan

a. Syarat pengambilan keputusan

ada beberapa syarat pengambilan keputusan yaitu: berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif, mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis.

b. Alat pengambilan keputusan

- Analisis resiko, tergantung pada beberapa variable kritis, seperti biaya pengenalan, biaya prduksi, investasi modal yang dibutukan, harga dan market share yang dapat dicapai.

- Pohon keputusan, dengan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagi jenis keputusan.

PENGORGANISASIAN

Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagi proses menciptakan hubungan antara berbagai funsi, personalia, dan factor factor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat.

PENGARAHAN

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Ada tiga prinsip yaitu:

1. Pinsip mengarah kepada tujuan

2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan

3. Prinsip kesatuan komando.

PENGKOORDINASIAN

Prinsip prinsip koordinasi:

1. Prinsip kontak langsung

2. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi

3. hubungan timbal balik di antara faktor  yang ada

Pelaksanaan fungsi koordinasi:

1. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantuuntuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi

2. Memastikan apakah masing masing individu sudah mengetahui prinsip prinsip ekonomi.

PENGAWASAN

Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Dapat pula menyangkut perubahan perubahan besar sepetri:

- Penyusunan kembali rencana baru

- Menetapkan sasaran target baru

- Perubahan struktur organisasi

- Perbaikan cara cara penerimaan pegawai.

Langkah langkah pengawasan :

- Menciptakan standar

- Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar

- Melakukan tindakan koreksi.

Syarat syarat pengawasan yang baik:

- Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan

- Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan

- Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan

- Pengawasan harus fleksibel

- Pengawasan harus ekonomis, mudah dimengerti dan diikuti dengan perbaikan