DESAIN DAN PERILAKU ORGANISASI
Pengertian Organisasi
Dalam berbagai aktivitas, kita selalu berkaitan dengan organisasi. Tim-tim olahraga dan organisasi social, kelompok keagamaan dan aktivitas-aktivitas pekerjaan, semuanya termasuk organisasi.
Banyak keberhasilan perusahaan bergantung kepada organisasi. Adanya struktur yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan.
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Oraganisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu :
1. Interaksi manusia
2. Kegiatan mengarah pada tujuan
3. Struktur
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Oraganisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu :
1. Interaksi manusia
2. Kegiatan mengarah pada tujuan
3. Struktur
Organisasi Formal dan Informal
Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur formal ini dibuat untuk meliput pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang tetap yang masing-masing orang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pada saat yang sama, tentunya, pekerjaan yang dilakukan oleh setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi. Sedangkan organisasi infornal tidak. Beberapa factor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :
1. Wewenang
2. Tanggung jawab
3. Pertanggungjawaban
4. Delegasi
5. Koordinasi
Struktur formal ini dibuat untuk meliput pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang tetap yang masing-masing orang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pada saat yang sama, tentunya, pekerjaan yang dilakukan oleh setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi. Sedangkan organisasi infornal tidak. Beberapa factor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :
1. Wewenang
2. Tanggung jawab
3. Pertanggungjawaban
4. Delegasi
5. Koordinasi
· Organisasi Informal
Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi. Keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik menyangkut bidang pekerjaan ataupun tidak.
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya unterksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban. Para manajer sering menghendaki untuk menjauhkan organisasi informal. Hal ini dapat bertentangan dengan perintah-perintah formal, mendapatkan cara-cara yang tidak dapat piterima dalam pelaksanaan tugas atau dapat menimbulkan perubahan-perubahan apa yang sedang dilaksanakan.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. System informasi ini disebut sistem tanaman rambat. Informasi yang disampaikan dapat berlebihan, kurang tepat, kurang terpecaya, atau dapat juga terpecaya. Dalam praktek, sistem seperti ini berlangsung membantu sistem komunikasi formal. Keduanya akan terjadi dan manajer selalu menghadapinya.
Dalam sebuah kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :
Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
Anggota-anggota kelompok luar (out group)
Sentaralisasi Vs Desentralisasi
Organisasi yang Disentralisasi
Sebuah perusahaan yang mengambil kebijakan menempatkan wewenang pengambilan keputusan utama dan pengendalian ditangan beberapa eksekutif puncak disebut organisasi manajemen yang disentralisir. Jadi, organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
Beberapa kebaikan organisasi disentralisir adalah :
1. Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan
2. Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan
3. Memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam
Beberapa keburukan organisasi disentralisir adalah :
1. Jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak
2. Organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada manajer muda dalam mengambil keputusan
Organisasi yang Didesentralisir
Banyak perusahaan besar telah menggunakan didesentralisir wewenang manajemen. Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilakasnakan pada jenjang tertinggi. Desentralisir diterapkan dengan alasan yang berbeda. Beberapa peusahaan mendesentralisir pengambilan keputusannya karena mengetahui bahwa kondisi dari pabrik ke pabrik berbeda. Karyawan disetiap pabrik mengetahui bahwa kegiatannya lebih baik daripada kegiatan karyawan disentralisir. Jadi mereka dapat mengambil keputusan yang lebih baik.
Struktur Organisasi dan Penyusunannya
Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu:
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Tujuan sebuah perusahaan yang berupa “menyediakan barang yang berkualitas baik dengan harga bersaing kepada konsumen” tidak dapat menjabarkan kondisi peralatan produksi yang harus diperiksa secara teratur dan diperbaiki jika terjadi kerusakan. Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual. Akibatnya, tujuan-tujuan itu harus dipecah kedalam tujuan-tujuan khusus kepada karyawan dalam perusahaan.
Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar dan jasa dipecah kedalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja dan masing-masing karyawan individual. Jika hal ini sudah ditetapkan, setiap karyawan dapat melihat sumbangannya terhadap pencapain tujuan organisasi secara keseluruhan. Jumlah jenjang dalam hierarki bergantung pada besarnya dan kekomplekan perusahaan. Perusahaan yang lebih kecil biasanya mempunyai jenjang lebih sedikit dibanding perusahaan besar.
Departementalisasi
Pembentukan struktur oerganisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organiasi. Dikebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.
Wewenang dan tanggung Jawab
Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan disebut pendelegasian.
Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakuakn tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.
Berapa Banyak Bawahan yang harus Ada di Bawah Seorang Manajaer ?
Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi
Menjamin Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal.
Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manjer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas. Akan tetapi, perencana organisasi harus yakin bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.
Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan ? menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :
1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu perlulah dibuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responbility).
Ada empat pokok bentuk strutur organisasi, yaitu :
a. Organisasi garis (line organization) : kekuasaan mengalir secara langsung dari Direktur ke Kepala Bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan dibawahnya. Masing-masing bagian merupakan unit yang berdiri sendiri, dan Kepala Bagian menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya.
Kebaikan Organisasi Garis
Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain
Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan
Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja
Keburukan Organisasi Garis
Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan
Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien
Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian
b. Organisasi Garis dan Staf, merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-kruntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Tipe organisasi garis dan staf ini lebih baik digunakan untuk perusahaan sedang dan besar. Tugas kepala-kepala bagian yang semakin berat memerlukan bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran dalam beberapa fungsi. Untuk ini dapatlah dibentuk staf. Selain memberi saran kepada pimpinan ataupun kepala-kepala bagian, mereka tidak mempunyai kekuasaan dalam pemberian perintah. Hubungan anatara pimpinan dengan bawahan langsung dinamakan hubungan garis. Sedangkan apabila hubungan mereka tidak langsung dalam hal ini manajer tersebut bertindak sebagai staf dinamakan hubungan staf.
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya
Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja
Staf dapat mendidik para petugas
Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas
Keburukan Organisasi Garis dan Staf
Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan
Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya
Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil
c. Organisasi Fungsional, dalam organisasi ini masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.
Kebaikan Organisasi Fungsional
Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi
Keburukan Organisasi Fungsional
Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah
Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan
Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi
Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer
d. Organisasi Komite, organisasi ini dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Misalnya Komite Budget mempunyai anggota kepala-kepala bagian dalam peusahaan, seperti kepala bagian produksi, kepala bagian financial dan kepala bagian pemasaran. Mereka beusaha mengalokasikan dana dengan menyusun suatu budget yang terbaik untuk seluruh kegiatan perusahaan. Komite ini dapat dibentuk disemua bagian dalam organsiasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite.
Untuk membangun komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1. Suasananya santai dan bersifat informal
2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya
3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain
5. Keputusan diambil secara konsensus
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain
Kebaikan Komite
Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota
Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik
Menciptakan koordinasi yang lebih baik
Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana
Keburukan Komite
Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
Keharusan untuk berkompromi
Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi
Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan
e. Organisasi Matrik, organisasi ini digunakan berdasarkan struktur organsiasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus. Dalam organisasi seperti itu beberapa anggota organisasi memberikan laporan kepada dua atasan, bukannya satu atasan seperti bentuk yang tradisional. Dalam setiap kasus mereka berusaha memusatkan kegiatan-kegiatan beberapa spesialis dari bidang fungsional yang berbeda pada maslah atau proyek khusus.
Kebaikan Organisasi Matrik
Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik
Memberikan alat inovasi tanpa menganggu struktur organisasi yang ada
Keburukan Organisasi Matrik
Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional
Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda
Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain
Perilaku Keorganisasian
Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi :
Kelompok kerja
Dalam semua organisasi yang melibatkan orang pasti terdapat kelompok-kelompok kerja. Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Dalam beberapa hal, kelompok-kelompok itu berbentuk karena karyawan mengharapkan lebih banyak manfaat pada pekerjaannya. Kelompok-kelompok tersebut tetap ada pada setiap peristiwa didalam organisasi karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa : kebutuhan berkomunikasi, kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu : keakraban satu sama lain, kepentingan bersama, pekerjaan serupa dan persahabatan. Semua ini akan menjadi dasar untuk saling melengkapi bagi kelompok-kelompok kerja yang ada.
Motivasi
Setiap orang pasti mempunyai motivasi sebagai alasan mengapa mereka berperilaku tertentu. Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Setiap orang memliki motif yang berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama. Karyawan dapat dimotivasi untuk bergabung dalam sebuah kelompok kerja jika mereka merasa bahwa kebutuhan pribadinya dapat lebih terpenuhi dengan cara seperti itu. Kebutuhan akan menimbulkan motif yang selanjutnya mengarah kepada perilaku untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia
2. Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.
Kebuthan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus dan lelah. Setelah kebutuhan dasar ini terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi, yaitu kebutuhan akan perlindungan, demikian pula seterusnya sampai kebutuhan berjenjang paling tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.
Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Perkembangan teknologi dewasa ini telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan otomatis yang lebih besar. Akibatnya, karyawan dipabrik kadang-kadang mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan. Mungkin mereka merasa tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya. Kecenderungan kearah yang lebih otomatis di bidang manufaktur dan pertanian lambat laun akan mendapat tantangan dari serikat buruh. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.
Kepemimpinan
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya unterksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban. Para manajer sering menghendaki untuk menjauhkan organisasi informal. Hal ini dapat bertentangan dengan perintah-perintah formal, mendapatkan cara-cara yang tidak dapat piterima dalam pelaksanaan tugas atau dapat menimbulkan perubahan-perubahan apa yang sedang dilaksanakan.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. System informasi ini disebut sistem tanaman rambat. Informasi yang disampaikan dapat berlebihan, kurang tepat, kurang terpecaya, atau dapat juga terpecaya. Dalam praktek, sistem seperti ini berlangsung membantu sistem komunikasi formal. Keduanya akan terjadi dan manajer selalu menghadapinya.
Dalam sebuah kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :
Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
Anggota-anggota kelompok luar (out group)
Sentaralisasi Vs Desentralisasi
Organisasi yang Disentralisasi
Sebuah perusahaan yang mengambil kebijakan menempatkan wewenang pengambilan keputusan utama dan pengendalian ditangan beberapa eksekutif puncak disebut organisasi manajemen yang disentralisir. Jadi, organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
Beberapa kebaikan organisasi disentralisir adalah :
1. Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan
2. Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan
3. Memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam
Beberapa keburukan organisasi disentralisir adalah :
1. Jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak
2. Organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada manajer muda dalam mengambil keputusan
Organisasi yang Didesentralisir
Banyak perusahaan besar telah menggunakan didesentralisir wewenang manajemen. Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilakasnakan pada jenjang tertinggi. Desentralisir diterapkan dengan alasan yang berbeda. Beberapa peusahaan mendesentralisir pengambilan keputusannya karena mengetahui bahwa kondisi dari pabrik ke pabrik berbeda. Karyawan disetiap pabrik mengetahui bahwa kegiatannya lebih baik daripada kegiatan karyawan disentralisir. Jadi mereka dapat mengambil keputusan yang lebih baik.
Struktur Organisasi dan Penyusunannya
Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu:
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Tujuan sebuah perusahaan yang berupa “menyediakan barang yang berkualitas baik dengan harga bersaing kepada konsumen” tidak dapat menjabarkan kondisi peralatan produksi yang harus diperiksa secara teratur dan diperbaiki jika terjadi kerusakan. Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual. Akibatnya, tujuan-tujuan itu harus dipecah kedalam tujuan-tujuan khusus kepada karyawan dalam perusahaan.
Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar dan jasa dipecah kedalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja dan masing-masing karyawan individual. Jika hal ini sudah ditetapkan, setiap karyawan dapat melihat sumbangannya terhadap pencapain tujuan organisasi secara keseluruhan. Jumlah jenjang dalam hierarki bergantung pada besarnya dan kekomplekan perusahaan. Perusahaan yang lebih kecil biasanya mempunyai jenjang lebih sedikit dibanding perusahaan besar.
Departementalisasi
Pembentukan struktur oerganisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organiasi. Dikebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.
Wewenang dan tanggung Jawab
Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan disebut pendelegasian.
Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakuakn tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.
Berapa Banyak Bawahan yang harus Ada di Bawah Seorang Manajaer ?
Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi
Menjamin Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal.
Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manjer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas. Akan tetapi, perencana organisasi harus yakin bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.
Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan ? menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :
1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu perlulah dibuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responbility).
Ada empat pokok bentuk strutur organisasi, yaitu :
a. Organisasi garis (line organization) : kekuasaan mengalir secara langsung dari Direktur ke Kepala Bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan dibawahnya. Masing-masing bagian merupakan unit yang berdiri sendiri, dan Kepala Bagian menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya.
Kebaikan Organisasi Garis
Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain
Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan
Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja
Keburukan Organisasi Garis
Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan
Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien
Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian
b. Organisasi Garis dan Staf, merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-kruntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Tipe organisasi garis dan staf ini lebih baik digunakan untuk perusahaan sedang dan besar. Tugas kepala-kepala bagian yang semakin berat memerlukan bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran dalam beberapa fungsi. Untuk ini dapatlah dibentuk staf. Selain memberi saran kepada pimpinan ataupun kepala-kepala bagian, mereka tidak mempunyai kekuasaan dalam pemberian perintah. Hubungan anatara pimpinan dengan bawahan langsung dinamakan hubungan garis. Sedangkan apabila hubungan mereka tidak langsung dalam hal ini manajer tersebut bertindak sebagai staf dinamakan hubungan staf.
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya
Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja
Staf dapat mendidik para petugas
Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas
Keburukan Organisasi Garis dan Staf
Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan
Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya
Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil
c. Organisasi Fungsional, dalam organisasi ini masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.
Kebaikan Organisasi Fungsional
Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi
Keburukan Organisasi Fungsional
Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah
Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan
Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi
Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer
d. Organisasi Komite, organisasi ini dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Misalnya Komite Budget mempunyai anggota kepala-kepala bagian dalam peusahaan, seperti kepala bagian produksi, kepala bagian financial dan kepala bagian pemasaran. Mereka beusaha mengalokasikan dana dengan menyusun suatu budget yang terbaik untuk seluruh kegiatan perusahaan. Komite ini dapat dibentuk disemua bagian dalam organsiasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite.
Untuk membangun komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1. Suasananya santai dan bersifat informal
2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya
3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain
5. Keputusan diambil secara konsensus
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain
Kebaikan Komite
Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota
Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik
Menciptakan koordinasi yang lebih baik
Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana
Keburukan Komite
Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
Keharusan untuk berkompromi
Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi
Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan
e. Organisasi Matrik, organisasi ini digunakan berdasarkan struktur organsiasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus. Dalam organisasi seperti itu beberapa anggota organisasi memberikan laporan kepada dua atasan, bukannya satu atasan seperti bentuk yang tradisional. Dalam setiap kasus mereka berusaha memusatkan kegiatan-kegiatan beberapa spesialis dari bidang fungsional yang berbeda pada maslah atau proyek khusus.
Kebaikan Organisasi Matrik
Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik
Memberikan alat inovasi tanpa menganggu struktur organisasi yang ada
Keburukan Organisasi Matrik
Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional
Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda
Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain
Perilaku Keorganisasian
Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi :
Kelompok kerja
Dalam semua organisasi yang melibatkan orang pasti terdapat kelompok-kelompok kerja. Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Dalam beberapa hal, kelompok-kelompok itu berbentuk karena karyawan mengharapkan lebih banyak manfaat pada pekerjaannya. Kelompok-kelompok tersebut tetap ada pada setiap peristiwa didalam organisasi karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa : kebutuhan berkomunikasi, kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu : keakraban satu sama lain, kepentingan bersama, pekerjaan serupa dan persahabatan. Semua ini akan menjadi dasar untuk saling melengkapi bagi kelompok-kelompok kerja yang ada.
Motivasi
Setiap orang pasti mempunyai motivasi sebagai alasan mengapa mereka berperilaku tertentu. Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Setiap orang memliki motif yang berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama. Karyawan dapat dimotivasi untuk bergabung dalam sebuah kelompok kerja jika mereka merasa bahwa kebutuhan pribadinya dapat lebih terpenuhi dengan cara seperti itu. Kebutuhan akan menimbulkan motif yang selanjutnya mengarah kepada perilaku untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia
2. Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.
Kebuthan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus dan lelah. Setelah kebutuhan dasar ini terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi, yaitu kebutuhan akan perlindungan, demikian pula seterusnya sampai kebutuhan berjenjang paling tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.
Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Perkembangan teknologi dewasa ini telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan otomatis yang lebih besar. Akibatnya, karyawan dipabrik kadang-kadang mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan. Mungkin mereka merasa tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya. Kecenderungan kearah yang lebih otomatis di bidang manufaktur dan pertanian lambat laun akan mendapat tantangan dari serikat buruh. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.
Kepemimpinan
Kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan dan situasi yang ada.
Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya yang ada secara efektif.
Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya yang ada secara efektif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar